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选择合适项目管理软件的秘籍:探寻项目管理软件的核心本质

发布时间:2023-04-20 14:47:30  作者:聚米科技
       面对市场上众多的项目管理软件,很多企业在选择项目管理软件时很迷茫,感到无从下手。笔者从解决项目管理问题的深度和广度,把项目管理软件分为“点”、“线”、“面”、“体”4个不同的层次。企业需要客观分析上项目管理系统是解决“点”、“线”、“面”、“体”哪个层次的问题,来选择项目管理系统。

       一、点


       “点”这个层次的项目管理软件主要满足企业线下表单“线上化”的信息化基本需求。主要特点是表单+审批流程,很多企业用OA系统或低代码平台的自定义表单来实现项目立项的审批、合同审批、付款审批就属此类。一般此类软件自定义表单功能强大,可以灵活拖拉拽;流程引擎也非常强。但因为是自定义的表单,一般统计分析能力就比较弱。当前此类软件的基因是“自定义表单+审批流程”,不是项目管理软件,只是可以用来满足项目管理软件的一部分需求。


       二、线


       “线”这个层次的项目管理软件主要满足企业某一个业务条线业务流程信息化的需求。是在表单+审批流程的基础上,表单之间有数据的关联和串联。比如材料的现场管理,从到货、入库、领料、出库这些基本的单据及审批。国内大部分项目管理软件产品,都处于这个层级,也是国内大部分企业项目管理信息化建设需求所处的层级。打开软件功能模块和功能清单,该有的功能点都有,看上去“同质化”严重,各家没有什么区别。当前此类软件的基因是业务流程系统,也不是项目管理软件,只是可以用来满足项目管理软件的第二个层级的管理需求。


       三、面


       “面”这个层次的项目管理软件主要满足企业项目管理的真实需求和核心述求。主要特点是在表单+审批流程+业务流程的基础上,有项目管理管理逻辑上的控制。


       比如项目计划编制与进度控制:从计划模板、计划编制、进度反馈、预警监控、计划调整、计划考核形成一个完整的闭环,包括计划的多级多层的协同、与项目上下游协作单位的计划协同。不只是简单的具备项目计划编制的横道图功能。


       比如项目预算和成本管控:从基于成本数据库编制项目预算、到预算与采购包匹配、合同签订、过程项目预算调整和变更的控制到最后项目结算,形成一个完整的闭环,可以准确、及时地实现对项目预算和预算执行的管控。在项目实际成本归集方面可以实现与财务系统的数据拉通。


       比如项目文档控制:不只是一个简单的项目网盘,项目组成员可以在项目文件夹下上传项目过程资料。而应该同样基于项目目标控制的原理,从项目交付物目录及模板定义、到项目交付物目录及模板裁剪,及设置项目交付物的责任岗位、文件归档或上传的形式(电子版、纸质版、纸质版扫描件或表单归档)、时间要求(某个节点完成后、或每周、每月)、归档确认人。项目执行过程中随时监控项目交付物的及时性和完整度。


       四、体


       “体”这个层次的项目管理软件在满足“点、线、面”需求的基础上,围绕项目管理数字化转型的核心需求展开。系统以“数据、平台、生态、连接、赋能、增效”为主要特点,定位为数字化、智能化时代的项目管理系统,聚焦“项目、协同和效率”。系统聚焦项目管理过程中“效率”的提升,聚焦“数据”的沉淀、积累与复用。为客户打造一个跨区域、跨组织的项目协作平台;一个看得见、管得住、留得下的项目管理平台;一个项目沟通、项目协作、项目控制的效率提升平台;一个项目全过程、全要素管理的数据集成平台;一个连接和赋能项目参与方的生态合作平台。实现项目管理的组织在线、沟通在线、协同在线、业务在线和生态在线。


       首先在平台架构上,“体”这个层次的项目管理软件不但需要满足企业内部项目管理的需求,而且要扩展到企业外部。在保证数据安全的前提下,与项目的上下游外部协作单位在线协同,满足如下多方协同的业务场景:如计划编制下发和进度反馈、文档的在线收发、分包在线询价、项目问题的整改、项目变更的管控等,提升项目协作效率。


       其次,在数据的沉淀和积累方面,要建立正在执行的项目数据库、已经关闭项目的历史项目数据库及经过沉淀的项目管理最佳业务实践库三个数据库。做到项目进度、造价、质量、经验教训等数据的沉淀积累与复用。


       再次,项目管理系统本质上不是一个“业务管理系统”,项目管理系统本质上是一个以项目为主线、数据集成、串联、拉通,数据聚合的系统,运筹协同应该是项目管理系统的本质体现。一般企业管理中,销售有CRM系统,设计有专业的子系统或PLM系统,采购有SRM系统,生产制造有MES或ERP系统,成本发生由财务系统记录,文档管理有企业网盘,合同有专业的合同及法务管理系统,流程审批有OA系统,沟通有企业微信或钉钉系统,很多企业还建有MDM系统、BI系统、档案资料管理系统等。项目管理系统的核心任务是要“以项目为主线引导、统筹,任务驱动,实现项目数据和信息按项目阶段、按项目任务在各个专业系统的传递和流动,提升协同效率”。这个和建设数据中台实现数据共享是完全不同的。


       综上所述,“点”层面的系统是表单+审批流程;“线”层面的系统是实现某个一个业务流程的标准化、规范化和自动化;“面”层面的系统是实现项目控制的核心逻辑,如进度控制、成本控制、文档管控、QHSE控制;“体” 层面的系统核心是从企业内部走向上下游产业链协同,构筑生态圈,真正实现项目管理的数字化转型。


       聚米科技的一站式项目管理服务平台XPM+,可以完全覆盖企业项目管理从点、线、面到体的述求,在国内项目管理软件领域,处于领先位置。面向客户形成了三个完整的解决方案:


       1、建设方、业主方、投资方项目管理系统


       大型企业集团新建、改建、扩建、维修和技改一站式项目管理服务平台。客户定位为大型企业集团,具有多个分子公司,主营业务不是工程建设。但为了扩大主营业务,必须对生产场所、营业场所进行新建、改建、扩建、搬迁等业务活动,及对大型设备的维修、技改等业务活动。业务对口部门如基建科、基建处、投资处、规划处、计划处、工程管理中心、工程管理部、工程管理科、资产管理中心等职能部门。


       典型客户案例:矿业——淮南矿业、西山煤电、伊泰集团等;门店连锁——铂涛集团、京东五星电器、宝胜国际、平安银行等;农牧业——正大集团、海大集团等;工厂建设——中通快递、华为基建等;地产、城投公司——万科、龙盛、重庆高新投等;政务信息化——广州开发区、民航局信息中心等。


       2、承建方工程项目管理系统


       新基建、新能源、智能制造、专业技术服务、国际工程、传统装备制造向服务型制造转型、EPC总承包一站式项目管理服务平台。客户定位为非传统建筑施工企业,是以先进制造和专有技术转型做EPC总承包、专项分包的企业。


       典型客户案例:新基建——佳都科技、拓斯达等;EPC——中国电建贵阳院、中国电建重庆工程公司等;国际工程——东风机电、苏美达等;石化——杰瑞恒日等;高科技工程——世源科技、中国电子院等;装饰装修——时代装饰、志邦家居等。


       3、制造业研发项目管理系统


       按APQP或IPD进行产品研发制造、整车及零配件研发制造一站式项目管理服务平台。


       典型客户案例:敏实集团、福耀玻璃集团、上海通用汽车、长城蜂巢传动和上汽零束科技等。

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